Digitaal archiveren

Steeds meer bedrijven en organisaties kiezen ervoor om hun bestanden digitaal te archiveren. Het digitaliseren van uw fysieke archief bespaart tijd, kosten en ruimte. Daarom worden ook bestaande papieren archieven vaak gedigitaliseerd. BIQE helpt u bij het digitaal archiveren van uw bestanden:

• We bieden optimale OCR herkenning
• Specialist in het digitaliseren van documenten
• Mogelijkheid tot anonimiseren volgens de AVG
• Hoogst mogelijke kwaliteit van uw bestanden

Hoe werkt digitaal archiveren?

Het digitaliseren van archieven doen we bij BIQE in drie stappen:

Voordelen digitaal archief

Met een digitaal archief bespaart u tijd, kosten en ruimte. Bekijk hieronder de belangrijkste voordelen van een digitaal archief.

• Verbeterde toegankelijkheid: creëer meer overzicht

Het doel van een archief is het eenvoudig terugvinden van informatie. Als uw digitale archief eenmaal goed is opgesteld, is het vinden van documenten heel eenvoudig. Met behulp van een zoekfunctie heeft u in een mum van tijd de benodigde documenten gevonden.

• Up-to-date versies van uw documenten

Door uw documenten digitaal te archiveren, heeft u altijd een actuele versie van ieder document tot uw beschikking. Ook kunt u met behulp van het archief de oudere versies van de bestanden bekijken en heeft u een overzicht van alle revisies.

• Ruimtebesparing: geen fysiek archief meer

Na het digitaliseren van uw archief heeft u de fysieke documenten niet meer nodig. Dit scheelt heel veel opslagruimte. Daarnaast bespaart u ook op de kosten van het onderhoud van de fysieke archieflocatie.

• Veiligheid: uw archief gaat nooit verloren

In tegenstelling tot een fysiek archief gaat een digitaal archief nooit verloren. Er wordt altijd een back-up gemaakt van uw documenten, dus zelfs als er een server crasht of brand uitbreekt, is uw archief veilig.

Tips voor digitaal archiveren

Er komt veel kijken bij het digitaliseren van uw archief. Het is daarom van belang om de overgang van fysiek naar digitaal goed voor te bereiden. We geven u graag een aantal tips om de overstap zo vlekkeloos mogelijk te laten verlopen.

1. Bepaal vooraf de eisen

Hoe wilt u uw digitale archief opslaan? In welk bestandsformaat? En wie hebben er allemaal toegang tot uw archief? Is het een eis dat de originele scans worden bewaard? Welke eisen stelt u aan de kwaliteit van uw digitale archief of aan de scans? Dit zijn vragen die u het beste vooraf kunt beantwoorden bij het digitaal archiveren. Bedenk daarom goed welke functionaliteiten echt noodzakelijk zijn. Wanneer uw archief bijvoorbeeld veel tekst bevat kiest u voor onze professionele BIQE OCR software, maar als uw archief veel afbeeldingen en weinig tekst heeft, dan kiest u bijvoorbeeld voor de door ons speciaal ontwikkelde software voor bouwdossiers.

2. Bepaal de prioriteiten

Bepaal ook vooraf welke documenten u in de toekomst wilt publiceren, op het internet of via andere media openbaar toegankelijk wilt maken voor een breder publiek. Deze keuze kan mede uw prioriteit bepalen. Prioriteer welke afbeeldingen als eerste gearchiveerd moeten worden en welke nog even kunnen wachten. Vaak wilt u de meest kostbare stukken als eerste digitaliseren, om het risico van verlies van deze stukken tot een minimum te beperken. Nog niet zo heel lang geleden ging een kostbaar archief op in vlammen… Beheer, prioriteer en profiteer van een optimale kwaliteit.

3. Bepaal de structuur

Er zijn diverse manieren om een digitaal archief goed te structureren. Zo moeten de namen van de directories waar de bestanden worden opgeslagen zorgvuldig gekozen worden of dezelfde naam hebben als het bestand. Dit is van belang om uw documenten later weer gemakkelijker te kunnen terugvinden. Denk daarom van tevoren goed na over de voor u meest geschikte structuur van uw digitale archief. U kunt er ook voor kiezen de indeling van uw fysieke archief over te nemen in uw digitale archief, zeker wanneer u van plan bent om uw fysieke archief ergens op te slaan. Indien u hierover vragen heeft, helpen wij u graag verder.

4. Schakel een specialist in

Een archief op de juiste wijze digitaliseren is niet eenvoudig en om achteraf teleurstellingen te voorkomen is het belang dat er een specialist over uw schouders meekijkt en met u meedenkt. BIQE heeft veel ervaring in het snel verwerken en categoriseren van grote aantallen scans en beschikt ook over professionele scanapparatuur. Doordat wij onze eigen software ontwikkelen, kunnen we deze gemakkelijker aanpassen naar uw wensen. Bovendien digitaliseren wij niet alleen als dienstverlening, maar leveren wij ook de hardware en software waarmee u zelf aan de slag kunt. Natuurlijk willen wij u daarbij graag ondersteunen en met advies bijstaan. Neem gerust contact met ons op.

Contact

Wilt u meer weten over digitaal archiveren en onze unieke software? We adviseren u graag!